遵义市环保产业协会档案管理制度

第一章总则

第一条 为加强遵义市环保产业协会（以下简称协会）档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护协会合法权益，特制订本规定。

第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的协会从事业务管理、公关宣传等活动中所形成的具有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条 档案管理工作执行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。

第二章档案机构及其职责

第四条 协会指定专人负责档案管理工作（即资料员）。

第五条 档案管理工作由秘书长统一领导，办公室负责收集、整理、立卷、保管。

第六条 办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，逐步实现档案管理现代化。

第三章档案的管理

第七条 整理办法：

1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。

2. 步骤：

A. 收集

文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。

B. 整理 根据分类和成立时间整理。

C. 立卷 区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。

第八条过程管理：

协会资料员做好文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷文件整理成册。

第九条 办公室负责定期或不定期检查档案管理工作。

第十条 档案销毁须报秘书长批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

第十一条 资料员按有关档案分类及编号要求操作。

第十二条 因公事需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带协会重要文件，确因工作需要外带，应办理档案外借手续，经秘书长核准后，方可带出，用毕即归还。

第十三条 分级查阅：具体的查阅分档，由秘书处根据工作实际确定查阅权限。

第四章档案备份制度

第十四条 协会所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

第十五条 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。

第十六条 备份盘与源盘应分开存放，协会的备份盘由秘书长保存。

第五章处理条例

第十七条 有下列行为之一，据情节轻重，给予500-1000元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1. 毁损、丢失或擅自销毁协会档案

2. 擅自向外界提供、抄摘协会档案

3. 涂改、伪造档案

4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者

第六章责任

第十八条 本制度适用于协会的一切档案管理活动。

第十九条 本制度自2023年07月28日一届一次理事会审议通过并实施。